Корпорация «ВОЛМА», крупное российское предприятие, производящее строительно-отделочные материалы, один из лидеров рынка, завершила переход на новейшую версию российской платформы Docsvision 5.4.
На ее базе сегодня настроен электронный документооборот для 500 пользователей территориально-распределенных площадок. Проект осуществлён силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» — партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар).
Главный офис «ВОЛМА» расположен на территории завода в Волгограде. Корпорация объединяет 7 производственных площадок: Волгоград, Воскресенск, Челябинск, Оренбург, Майкоп, Абсалямово и Минск в республике Беларусь.
Ежедневно в системе документооборота создается около 500 новых карточек документов и порядка 400 новых заданий и согласований. Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД.
В целом с внедрением системы расходы на печать в компании были снижены на 32%. Второе важное преимущество – возросла скорость прохождения документов, особенно в географически удаленных офисах, и третье – исключение потерь документов, большое сокращение времени на поиск документа и контроль исполнения.
Главная перспектива дальнейшего развития системы — это возможность удаленного доступа к системе через почту и мобильные приложения. Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на устройствах IPad Air. На них установлены приложения CRM SAP для управления активностью и сбором информации о потребности в готовой продукции. Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами.
Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма», отмечает:
«Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это с переходом на новую версию Docsvision 5.4 было реализовано. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным. Кроме того, коллектив ИТ «ВОЛМЫ» помнил, что всеми изменениями, даже в лучшую сторону, необходимо управлять, и использовал методологию восьми шагов Джона Коттера. Рекомендую всем коллегам ознакомиться с его сказкой «Наш айсберг тает».
